Es ist kein Geheimnis, dass die Arbeitswelt sich ständig verändert. Die Suche nach neuen Lösungen zu alltäglichen Problemen ist mittlerweile eine Art Trend geworden. Home-Office ist derzeit ein Begriff, den man in beinahe jedem Büro zu hören bekommt, vor allem seit der Corona-Krise. Viele Arbeitgeber setzen gewollt oder ungewollt auf das Arbeiten von zu Hause aus, denn die Anordnungen erlauben nur eine bedingte Arbeit im Büro.

Die Arbeitsplatzgestaltung ist hierbei ein Thema, welches immer mehr zum Trend wird. In diesem Zusammenhang fällt auch der Begriff Desk Sharing.

INHALT:

• Was ist eigentlich Desk Sharing?
• Welche Unternehmen können mit dem Shared Desk Konzept arbeiten?
• Und gehört die Versicherungsbranche auch zu diesen Unternehmen?
• Vor- und Nachteile für die Versicherungsbranche
• Wo finde ich ein passendes Desk Sharing Tool?

Was ist eigentlich Desk Sharing?

Unter Desk Sharing, auch bekannt als „Hot Desk“, „Shared Desk“ oder „Flexible Office“, versteht man ein Organisationskonzept, welches sich auf die Sitzplatzverteilung im Büro fokussiert. Der Kern hierbei ist, dass kein Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz im Büro hat. Die Arbeitsplätze werden unter den Arbeitnehmern geteilt und können mit einem Desk-Sharing-Tool verwaltet werden.

Im Prinzip gibt es mehrere Arbeitsplätze in einem Büro, die von verschiedenen Mitarbeitern belegt werden können. Personalisierte Arbeitsplätze fallen demnach weg.

Welche Unternehmen können mit dem Shared Desk Konzept arbeiten?

Im Prinzip kann jedes Unternehmen, welches mit elektronischen Geräten, wie etwas einem Laptop, Computer oder Tablet arbeitet, mit dem Desk Sharing Konzept starten. Die Voraussetzung ist, dass jede/r Mitarbeiter/in von jedem Computer aus auf die relevanten Programme bzw. Daten zugreifen kann. Große Unternehmen, die auch auf Desksharing setzen, sind beispielsweise Lufthansa, Siemens und ADAC.

Und gehört die Versicherungsbranche auch zu diesen Unternehmen?

Wenn man über die Versicherungsbranche spricht, denkt man meist an konservative Unternehmensstrukturen mit altmodischen Arbeitsmodellen. Ungern lassen sich Unternehmen der Versicherungsbranche auf Veränderungen und neue Innovationen ein, sagt man.

Aber ob das wirklich so ist?

Neue Arbeitsmodelle sind nicht nur für moderne Unternehmen ein wichtiger Schritt. Auch die Versicherungsbranche kann mit dem Desk Sharing Konzept wichtige Ressourcen einsparen. Meist befinden sich Versicherungsunternehmen in größeren Räumlichkeiten. Aber auch sie sind betroffen von der Corona-Krise und der Umstellung auf die Arbeit von zu Hause. In der Versicherungsbranche sind elektronische Geräte genau so im Arbeitsalltag verankert, wie in anderen Unternehmen. Warum sollten sie also nicht mit dem Desk Sharing beginnen können? Die Umstellung hat einen positiven Einfluss auf die Bürofläche. Shared Desk ermöglicht eine Flächenoptimierung. Auch wenn die meisten Versicherungsunternehmen anfangs skeptisch auf das Thema „New Work“ reagieren, ist dies die Gelegenheit sich zu modernisieren und anzupassen.

Vor- und Nachteile für die Versicherungsbranche

Vorteile von Desk Sharing:

• Flexibilität: Das Shared Desk Konzept ermöglicht den Mitarbeitern täglich einen anderen Schreibtisch für einen bestimmten Zeitabschnitt oder ganz täglich zu reservieren. Die Arbeitsplätze werden flexibel und je nach Bedarf genutzt. Mit Desk Sharing Tools können Arbeitsplätze in wenigen Klicks gebucht werden. Es kommt zu Bewegung, Abwechslung und Austausch im Büro. Kunden der Versicherungsberater können, wenn vorher reserviert, in ansprechenderen Büroräumen durchgeführt werden.
• Kosten und Platz sparen: Dieser Aspekt ist wichtig für die Versicherungsbranche. Meist liegen diese in größeren Räumlichkeiten und durch die Pandemie mussten sich viele Mitarbeiter in Home-Office begeben. Durch Desksharing werden nur die Plätze belegt, die gebucht werden, weil die Mitarbeiter sich täglich aktiv an die Suche nach Arbeitsplätzen machen und die gefundenen dann auch wirklich belegen. Alle anderen Plätze können dementsprechend geplant sinnvoll genutzt werden.
• Image: Vom „konservativen“, „altmodischen“ zu einem modernen und agilen Vertriebsunternehmen. Desk Sharing ermöglicht einen Wandel. Denn das Image von Shared Desk ist die Modernität. Das eigene Markenimage kann dadurch positiv beeinflusst werden und das Unternehmen unterscheidet sich von anderen Versicherungsunternehmen.
• Austausch: Feste Büroplätze und dasselbe Umfeld – langweilig. Das Desk Sharing Konzept ermöglicht den täglich wechselnden Kontakt zwischen verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Die Möglichkeit entsteht, sich mit verschiedenen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen im Versicherungsbereich auszutauschen. Desk Sharing kann dazu verhelfen, die Herausforderungen und Arbeitsweisen der unterschiedlichen Kollegen kennenzulernen.

Nachteile von Desk Sharing:

• Teamzusammenhalt: Es kommt zwar zum Austausch zwischen den unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen, jedoch kann der Zusammenhalt des eigenen Teams unter der Umstellung leiden. Deshalb muss man beim Desksharing beachten, dass der Teamzusammenhalt und der Austausch untereinander bestehen bleibt.
• Stress: In der Versicherungsbranche sind Veränderungen stets diskutiert. Mit Desk Sharing entsteht der Aufwand, sich täglich einen neuen Arbeitsplatz zu finden und zu reservieren. Dies könnte zum Stressfaktor werden. Deshalb ist es wichtig, eine Testphase einzurichten.
• Zeitintensiv: Obwohl Arbeiter in der Versicherungsbranche meist flexibel sind, kann es etwas Zeit beanspruchen nach den Meetings, Konferenzen etc. den neuen Arbeitsplatz einzurichten, die Monitore zu verkabeln und den Computer zu vernetzen.

Wo finde ich ein passendes Desk Sharing Tool:

Desk-Sharing optimal einzusetzen gelingt mit einer Arbeitsplatzbuchungssoftware. Diese können vom Unternehmen flexibel eingerichtet und genutzt werden. Dazu gehört auch das Desk-Sharing-Tool DEIN RAUM:

• DEIN RAUM: Die Desk Sharing Software DEIN RAUM ermöglicht es deinen Mitarbeitern einen Arbeitsplatz zu buchen und zu stornieren. Sowohl via Smartphone als auch über den PC. Außerdem wird die technische Ausstattung für jeden Arbeitsplatz im Büro angezeigt. Das Shared Desk Tool ermöglicht einen übersichtlichen Einblick in die Auslastung und dadurch Einsparpotentiale zu realisieren. Die Einrichtung erfolgt schnell und einfach mit deinem Bürogrundriss. Die Anbindung an Single Sign-on, Active Directory, Open ID u. ä. ist mit DEIN RAUM kein Problem.

Die Desk Sharing Software kannst Du jetzt 30 Tage kostenlos testen unter deinraum.io

Bildnachweis:https://pixabay.com/de/photos/office-business-unternehmen-2360063/